Zaščita vaših osebnih podatkov je za nas zelo pomembna. Zato vaše osebne podatke obdelujemo izključno na podlagi zakonskih določb med drugim upoštevamo tudi Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba GDPR). Z izjavo o varstvu podatkov vas želimo obvestiti o obdelavi vaših podatkov v našem podjetju ter o vaših pravicah v zvezi z varstvom podatkov.

 

1. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov in na koga se lahko obrnete?

 

Odgovorna oseba za obdelavo vaših osebnih podatkov je podjetje WORKING SERVICE d.o.o., Cesta 24. junija 23, 1231 Ljubljana – Črnuče in vse z njo kapitalsko, lastniško in upravljavsko povezana podjetja (v nadaljevanju: podjetja).

 

• Podjetje: WORKING SERVICE d.o.o.
• Naslov podjetja: Cesta 24. junija 23, 1231 Ljubljana – Črnuče
• Spletni naslov: https://workingservice.com
• Tel./faks: +386 1 2355 450
• E-naslov: info@ws.si
• Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov: Mag. Bojan Rajer (bojan.rajer@gmail.com)

 

2. Kateri podatki se obdelujejo in iz katerih virov izhajajo?

 

Podjetje kot upravljavec osebnih podatkov zbira, hrani in obdeluje vaše osebne podatke le za namen, zaradi katerega so bili z vaše strani posredovani. Z vašimi osebnimi podatki upravljamo z največjo skrbnostjo, upoštevajoč veljavno področno zakonodajo in zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov. Za varnost vaših osebnih podatkov med drugim skrbimo z organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki ter zunanjimi strokovnjaki z namenom večje zaščite vaših osebnih podatkov. Pri tem uporabljamo ustrezno stopnjo zaščite in razumne fizične, elektronske in administrativne ukrepe, s katerimi zbrane podatke varujemo pred nenamernim ali nezakonskim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem osebnih podatkov ali pred nepooblaščenim dostopom do osebnih podatkov, ki so bili preneseni, shranjeni ali drugače obdelani.

 

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov se nanaša na:

• vse kandidate za zaposlitev in druge uporabnike naših storitev,
• naše sodelavce,
• obiskovalce in uporabnike naše spletne strani in aplikacij, ki jih uporabljamo,
• predstavnike naših poslovnih partnerjev, kupcev in dobaviteljev.

 

Če ste le obiskovalec spletne strani, o vas zbiramo podatke le z uporabo piškotkov.  Če ste uporabnik naših storitev, naš sodelavec ali poslovni partner o vas zbiramo tudi druge osebne podatke, ki jih potrebujemo za izvajanje storitev, ki ste jih naročili oz. ki jih uporabljate. Vaše osebne podatke zbiramo prek naših spletnih mest, aplikacij (Facebook, Linkedin) in družbenih medijev, na naših uradnih dogodkih in srečanjih, po telefonu ali faksu, preko osebnih stikov z našimi delavci, sodelavci, preko komunikacije z našimi kupci in dobavitelji. Zbiramo:

• Kontaktne podatke (kot so ime, naslov, e-poštni naslov in telefonska številka);
• Informacije, ki jih posredujete o osebah, s katerimi bi si želeli kontaktirati (upravitelj obdelave podatkov predpostavlja, da so te osebe predhodno dale soglasje za tako komunikacijo);
• Druge informacije, ki jih navedete npr. pri anketah.

 

Poleg tega, če ste naš sodelavec ali kandidat za delovno mesto, lahko pridobimo od vas tudi naslednje vrste osebnih podatkov:

• prejšnja zaposlitev in izobraževanje;
• znanje jezikov in drugih spretnosti, povezanih z delom;
• EMŠO
• datum rojstva,
• spol
• informacije o bančnem računu,
• državljanstvo in status delovnih dovoljenj,
• informacije o davčnih olajšavah,
• davčne informacije,
• podatki o priporočilih, ki ste jih predložili,
• informacije v vašem življenjepisu, informacije, ki jih posredujete o vaših poklicnih interesih, in druge informacije o vaših kvalifikacijah za zaposlitev.

 

Z izrecnim soglasjem lahko zbiramo tudi:

• podatke o invalidnosti in podatke o zdravstvenem stanju,
• rezultate testov npr. test ročnih spretnosti (Purdue Pegboard Test, Grooved Pegboard Test, Hand Tool Dexterity Test, in O’Connor Finger Dexterity), test za narkotike,
• obsodbe za kazniva dejanja ali kazni za prekrške.

 

Poleg tega lahko zberemo podatke, ki nam jih posredujete o drugih osebah, kot npr. kontaktne podatke za nujne primere.

 

 

3. Za katere namene in na kakšni pravni podlagi se vaši osebni podatki zbirajo, hranijo in obdelujejo?

 

1. Obdelava na podlagi pogodbe:

 

V okviru izvrševanja pogodbenih pravic in izpolnjevanja pogodbenih obveznosti, podjetje obdeluje vaše osebne podatke za namene zagotavljanje storitev za iskanje delavcev in delovnih mest ter povezovanje delavcev in delodajalcev, identifikacijo posameznika, upravljanje odnosov med našimi strankami in dobavitelji, sklenitev pogodbe, vzdrževanje računa na spletni strani in reševanje morebitnih tehničnih težav, ugovorov, reklamacij, obračun plač in drugih storitev ter za druge namene, potrebne za izvajanje ali sklepanje pogodbenega razmerja med podjetjem in posameznikom

 

Poleg zgornjega namena lahko podjetje v primeru sodelavcev ali kandidatov za prosto delovno mesto, ki so se prijavili za zaposlitev, uporablja njih osebne podatke tudi pri obračunu plač, izobraževanjih, svetovanjih, storitvah povezanih s spremembo poklica, pri ocenjevanju kandidatov o primernosti za določeno delovno mesto in analizah podatkov, kot so analize kandidatov za zaposlitev iz razpoložljivih zbirk podatkov, oceni posameznikovih zmogljivosti, vključno z oceno delovnih sposobnosti, opredeljevanjem pomanjkljivosti, uporabo vaših osebnih podatkov pri združevanju določenih iskalcev zaposlitve ali delavcev s posebnimi delovnimi mesti, pri izvedbi analiz podatkovnih struktur (trendi, povezani z zaposlovanjem).

 

Zbrane podatke lahko uporabimo tudi na druge načine, vendar pa pred zbiranjem ali uporabo podatkov zagotovimo ustrezne informacije.

 

Pri tem podjetje uporablja lastne evidence osebnih podatkov, kot tudi evidence osebnih podatkov, katerih upravitelj je druga pravna oseba, s katero ima podjetje poslovni odnos.

 

2. Obdelava na podlagi zakonskih obveznosti:

Obdelovanje vaših podatkov je potrebno za izpolnjevanje različnih zakonskih obveznosti, ki jih opredeljuje veljavna zakonodaja in področni standardi npr. Obligacijski zakonik Republike Slovenije, Zakon o dohodnini, Zakon o preprečevanju pranja denarja in preprečevanju terorizma, Zakon o kazenskem postopku itd

3. Obdelava na podlagi zakonitega interesa:

Zaradi ravnovesja interesov lahko obdelavo vaših osebnih podatkov izvedemo za namen varovanja zakonitih interesov nas samih ali tretjih oseb. V vsakem primeru se obdelava podatkov izvaja v naslednjih primerih za varovanje zakonitih interesov:

• ukrepi za poslovno upravljanje in nadaljnji razvoj storitev in produktov;
• vodenje baze podatkov strank za izboljšanje storitev za stranke;
• ukrepi za zaščito pred nezakonitim ravnanjem;
• v okviru pravnih postopkov.

 

To pomeni, da vaše podatke obdelujemo za:

• zagotavljanje, vzdrževanje in izboljšanje naših storitev za potrebe naših strank,
• razvijanje novih storitev, uporabnih za naše stranke,
• razumevanje, kako posamezne stranke uporabljajo naše storitve, da zagotovimo in izboljšamo učinkovitost delovanja naših storitev,
• prilagajanje naših storitev, da strankam zagotovimo boljšo uporabniško izkušnjo,
• obveščanje o dogodkih, novostih in ostalih aktivnostih podjetja in njega  vsakokratnih povezanih (odvisnih) družb,
• obveščanje strank o naših tržnih storitvah,
• zagotavljanje oglaševanja, da so lahko nekatere naše storitve na voljo brezplačno našim strankam,
• odkrivanje, preprečevanje ali drugačno obravnavanje prevar, zlorab in varnostnih ali tehničnih težav v naših storitvah,
• zaščita pred kršitvijo pravic ali varnosti naših strank pred morebitno škodo na njihovi lastnini, kot zahteva ali dovoljuje zakonodaja,
• izvajanje raziskav, ki izboljšujejo naše storitve za naše stranke in koristijo javnosti,
• izpolnjevanje obveznosti do naših partnerjev, kot so razvijalci in imetniki pravic,
• uveljavljanje pravnih zahtevkov, vključno s preiskavo morebitnih kršitev veljavnih pogojev storitve.

 

4. Obdelava na podlagi vašega soglasja:

 

Vaše soglasje na primer potrebujemo za zagotavljanje prilagojenih storitev, kot so oglasi podjetja in njega vsakokratnih povezanih (odvisnih) družb ter pogodbenih partnerjev. Obveščanje se izvaja prek informacijskih kanalov, ki ste jih je v soglasju izbrali. Obveščanje z uporabo e-poštnega naslova lahko vključuje posredovanje e-poštnega naslova zunanjemu obdelovalcu z namenom prikaza oglasnih sporočil podjetja med brskanjem na spletu.

 

Vaše soglasje lahko kadarkoli umaknete oziroma spremenite na enak način, kot je bilo soglasje dano ali na drug način, kot ga opredeli podjetje, pri čemer si pridržujemo pravico da predhodno preverimo vašo identiteto. Umik oziroma sprememba soglasja se nanaša le na podatke, ki se obdelujejo na podlagi soglasja in ne na podatke, katerih obdelava se izvaja na podlagi druge zakonite podlage. Veljavno je vaše zadnje podano soglasje. Možnost preklica soglasja ne predstavlja odstopnega upravičenja v poslovnem razmerju posameznika do podjetja. V kolikor ste mladoletni potrebujemo pisno soglasje od staršev, rejnikov ali vašega skrbnika. Takšno soglasje bo veljalo dokler ga eden od staršev, rejnik ali skrbnik oziroma sami, ko skladno z veljavno zakonodajo to pravico pridobite, ne prekličete ali spremenite.

Kjer soglasje vključuje neposredno trženje na podlagi vašega profila, lahko podjetje izvaja vaše profiliranje na podlagi naročenih storitev, dejansko izvedenih storitev in drugih podatkov, ki jih je podjetje na podlagi soglasja zbral o vas. Profiliranje lahko ima za posledico ponudbo, oziroma informacijo o ponudbi podjetja, ki je prilagojena vam, vendar za vas v nobenem primeru ne ustvarja pravnih obveznosti.

Podatki, za katere je dana vaša privolitev, se v odsotnosti preklica obdelujejo do dve leti po prenehanju poslovnega razmerja s podjetjem.

 

 

4. Komu podjetje posreduje moje osebne podatke?

 

Vaših osebnih podatkov ne razkrivamo družbam, organizacijam ali posameznikom zunaj podjetja, razen v primerih:

 

1. Osebne podatke bomo posredovali tretjim osebam samo z vašim soglasjem.
2. Osebne podatke damo na voljo svojim povezanim osebam in drugim zaupanja vrednim družbam ali posameznikom, da jih obdelujejo v našem imenu, po naših navodilih ter skladno z našo izjavo o varstvu osebnih podatkov in vsemi drugimi ustreznimi ukrepi za zagotavljanje zaupnosti in varnosti. Ponudnike storitev na primer uporabljamo za pomoč pri podpori našim storitvam.
3. Osebne podatke bomo razkrili zunaj podjetja, če v dobri veri verjamemo, da so dostop do takih podatkov, njihova uporaba, hranjenje ali razkritje razumno potrebni za:
4. upoštevanje morebitnih veljavnih predpisov, zakonodaje, pravnih postopkov ali izvršljivih aktov državnih organov;
5. uveljavljanje veljavnih pogojev storitve, vključno s preiskovanjem morebitnih kršitev;
6. odkrivanje, preprečevanje ali drugačno obravnavanje prevar in varnostnih ali tehničnih težav;
7. zaščito pred kršitvijo pravic ali varnosti podjetja, njegovih uporabnikov ali javnosti ter pred škodo na njihovi lastnini, kot to zahteva ali dovoli zakonodaja.

 

Javno in našim pogodbenim partnerjem, kot so izdajatelji, oglaševalci, razvijalci ali imetniki pravic, lahko razkrijemo podatke, ki ne omogočajo osebne prepoznave. Podatke lahko na primer javno objavimo, da prikažemo gibanja na področju splošne uporabe naših storitev. Določenim partnerjem dovolimo tudi zbiranje podatkov iz vašega brskalnika ali naprave za namene oglaševanja in merjenja, in sicer z uporabo njihovih piškotkov ali podobnih tehnologij.

 

 

5. Obdobje hrambe osebnih podatkov

 

Obdobje hrambe podatkov je določeno glede na kategorijo posameznih podatkov. Podatke hranimo največ toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, zaradi katerega so bili zbrani ali nadalje obdelani oziroma do poteka zastaralnih rokov za izpolnitev obveznosti ali zakonsko predpisanega roka hrambe.

 

Obračunski podatki in z njimi povezani kontaktni podatki o posameznikih se lahko za namen izpolnjevanja pogodbenih obveznosti hranijo do popolnega plačila storitve oziroma najdlje do poteka zastaralnih rokov v zvezi s posamezno terjatvijo, ki lahko po zakonu znaša od enega do petih let. Računi se hranijo še 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša v skladu z zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost.

Drugi podatki, ki smo jih pridobili na podlagi vašega soglasja, hranimo za čas trajanja poslovnega razmerja in še 2 leti po prenehanju, razen v kolikor zakon določa daljši rok hrambe. V kolikor posameznik, ki je dal soglasje za obdelavo osebnih podatkov, ni vstopil v poslovno razmerje z nami, njegovo soglasje velja 2 leti od njegove podaje oziroma do njegovega preklica.

Za namen preprečitve zlorab oziroma prevar se podatki o zgodovini ugotovljenih zlorab oziroma prevar v povezavi s posameznikom lahko hranijo še pet let po prenehanju poslovnega razmerja (npr. IP-naslov).

Po poteku obdobja hrambe se podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če zakon za posamezno vrsto podatkov ne določa drugače.

 

 

6. Pravice Posameznikov v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

 

V skladu z določili Splošne uredbe GDPR, ima posameznik v zvezi z obdelavo njega osebnih podatkov naslednje pravice:

 

Pravica vedeti in pravica do dostopa do tvojih osebnih podatkov. Ta pravica omogoča posamezniku vedeti in razumeti, na kakšen način in zakaj se bodo zbirali in obdelovali njegovi osebni podatki, kdo jih bo obdeloval in koliko časa bodo hranjeni. Posameznik ali njegov zakoniti zastopnik lahko vložita pisno zahtevo za prejem kopije osebnih podatkov, ki jih vodimo o njem.

Pravica zahtevati popravek katerega koli podatka, ki ga vodimo o posamezniku. To omogoča posamezniku, da so vsi nepopolni ali netočni podatki, ki jih ima podjetje o njem, popravljeni, toda podjetje lahko preveri točnost novih podatkov, ki nam jih posameznik posreduje.

Pravica zahtevati omejitev obdelave osebnih podatkov posameznika. To omogoča posamezniku, da ustavi obdelavo svojih osebnih podatkov v naslednjih primerih: (a) če želi, da se natančno preveri točnost podatkov; (b) kadar je uporaba podatkov nezakonita; (c) kadar mora podjetje tvoje podatke hraniti, tudi če jih ni potrebno več, ker jih posameznik potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali (d) kadar je posameznik pri podjetju nasprotoval/-a o uporabi njega podatkov, vendar mora podjetje preveriti, ali ima podjetje prednostne zakonite razloge za njihovo uporabo.

Pravica do zahteve za izbris osebnih podatkov posameznika. Ta omogoča, da posameznik zaprosi za izbris ali odstranitev osebnih podatkov, kadar ni več tehtnega razloga za njihovo nadaljnjo obdelavo. Ravno tako ima posameznik pravico, da podjetje zaprosi za izbris ali odstranitev osebnih podatkov po uspešno uveljavljeni pravici do ugovarjanja obdelave (glej spodaj), kadar je podjetje morda nezakonito obdelal tvoje podatke ali kadar je podjetje moral tvoje osebne podatke izbrisati za dosego skladnosti s področno zakonodajo. Posameznik mora upoštevati, da je podjetje za nekatere namene zakonsko zavezan obdržati posameznikove osebne podatke.

Pravica do ugovora glede obdelave osebnih podatkov, kadar se podjetje zanaša na zakonite interese (ali interese tretjih strank) in kadar posameznik zaradi svojih posebnih okoliščin želi ugovarjati obdelavi na tej podlagi, saj meni, da to vpliva na posameznikove temeljne pravice in svoboščine. Ravno tako ima posameznik pravico do ugovora pri obdelavi osebnih podatkov za neposredne tržne namene. V nekaterih primerih lahko podjetje dokaže, da ima utemeljene zakonite razloge za obdelavo osebnih podatkov posameznika, ki prevlada nad posameznikovimi pravicami in svoboščinami.

Pravica do zahteve za prenos osebnih podatkov posamezniku ali tretji osebi. Posamezniku ali tretji osebi po njegovi izbiri bo podjetje zagotovilo osebne podatke posameznika v strukturirani, splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki. Posameznik mora upoštevati, da ta pravica velja samo za avtomatizirane podatke, za katere je posameznik nam na začetku podal/-a soglasje za uporabo ali kadar je podjetje podatke uporabil za izvajanje medsebojne pogodbe.

Pravica do umika soglasja posameznika za obdelavo njega osebnih podatkov v katerem koli trenutku. To ne vpliva na zakonitost morebitne obdelave, ki jo je podjetje že izvedlo na predhodno podanem soglasju.

Za dostop do osebnih podatkov posamezniku ne bo treba plačati nadomestila (ali za izvajanje kakršnih koli pravic). Vendar lahko podjetje razumno nadomestilo zaračuna, če je posameznikova zahteva neutemeljena, se ponavlja ali je pretirana. V takih primerih lahko izpolnitev posameznikove zahteve podjetje tudi zavrne.

Na vse zakonite zahteve bo podjetje odgovorilo v enem mesecu. Občasno podjetje potrebuje več kot mesec dni, če je zahteva posebno zapletena ali če posameznik odda več zahtev. V tem primeru bo podjetje posameznika o tem seznanilo in ga sproti obveščalo.

Poleg tega ima posameznik pravico, da kadar koli poda pritožbo pristojnemu organu za varstvo podatkov.

Preden posameznik poda pritožbo organu za varstvo podatkov ga naprošamo, za priložnost da rešimo njegov zahtevek na prvi stopnji, zato na vse posameznike katerih osebne podatke v podjetju obdelujemo, da se obrnejo na nas preko našega obrazca za stik ali neposredno na našega pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov.

 

 

7. Končne določbe

 

Izjavo o varstvu osebnih podatkov občasno spremenimo. Vaših pravic iz te izjave o varstvu osebnih podatkov ne bomo okrnili brez vašega izrecnega soglasja. Datum objave izjave o varstvu osebnih podatkov je vedno naveden spodaj, ogledate pa si lahko tudi arhivirane različice. Če so spremembe večje, bomo prikazali vidnejše obvestilo (ob nekaterih večjih spremembah vam bomo poslali tudi obvestilo na vaš elektronski naslov).

Za vse, kar ni urejeno v tej izjavi o varstvu osebnih podatkov, se uporablja veljavna zakonodaja s področja varstva osebnih podatkov.

 

 

Ljubljana, dne 01.05.2022 (zadnja posodobitev)

 

Working Service d.o.o.